きっかけ
私用のカレンダーツールとして、サイボウズLiveをずっと使っていました。サービス開始のかなり初期から使っていたと思います。職場のカレンダーがガルーンなのもあり、同期ツールで、サイボウズLive上で私用の予定と、仕事の予定をあわせてみることができるためスケジュール管理に大変便利でした。ところが、2019年4月でサービス終了になるとのことが発表されたため、代わりのツールを探す必要が出てきました。
live.cybozu.co.jp
サイボウズLiveは職場の関係者や、同業他社の一緒に勉強やコミュニティを作っている方々との情報共有場所として使ってきました。関係者がさまざまなので職場のグループウェアを変更するような感じでエイヤっとは切り替えられませんし、事前検証も必要です。2019年まで時間があるような、ないような。
こちらは他のサービスの調査、お試しを始めてみることにしました。試行錯誤やツール利用の結果など、今後、こちらでご紹介することもあるかもしれません。
カレンダーサービスの選定
今回は、個人スケジュール・家族スケジュールについて、転勤もあることですので2019年をまたずに切り替えてしまおうと思いまして、サイボウズLiveからgoogleカレンダーへの移行について、記事を書きます。3月、4月あたりで個人スケジュールがサイボウズLiveからエクスポートできるようになりましたので、まずは、googleカレンダーへの移行をお試しします。
googleカレンダーを選んだのは、夫が使い慣れているということが大きいです。アメリカと日本では時差もあるので、スケジュールを把握していないと思ったように物事をすすめられないことも出てくるので、夫と簡単に共有できることが最優先になります。私がアメリカに合流しても、日本とは働き方が違うようなのでスケジュール共有はこれまで以上に重要なのではと考えています。夫とは、日米で離れている間のコミュニケーションツールも選定している最中ということもあり（skype多機能になりすぎて使いにくいんじゃ問題のため）、あまり新しいサービスのお試しはお願いできないところで、既にアカウントのあるgoogleに落ち着きました。
サイボウズLiveからgoogleカレンダーへの移行作業
サイボウズLiveからマイスケジュールがダウンロードできるようになったと聞き、試してみたところ、確かに、スケジュール登録する画面の端に機能が追加されていました。
ダウンロードする期間が選べるようですが、1年が上限でした。去年のいつごろ何をしていたか、が役に立つことがあるので、昔のスケジュールも移したいと思っていたため、データダウンロードは何回かする必要がありそうです。サイボウズLiveから出てくるCSVの仕様はgoogleカレンダーに取り込める仕様とは違っていましたので、データ変換も必要なことが分かりました。
サイボウズLiveの仕様
開始日付,開始時刻,終了日付,終了時刻,タイトル,メモ,参加者,CC参加者,設備,コメント
googleカレンダーの仕様
Subject,Start Date,Start Time,End Date,End Time,All Day Event,Description,Location,Private
ためしに1年分、2年分と取り込んでみて、案外面倒だったので、先に全体をくっつける処理をしてから一気に取り込み、形式を整えた方がよさそうです。また、当然ですがgoogle側は一括取り込みしたものを一括取り消しはできません。1年分適当に取り込んでみて、イメージが違っていた場合、もとに戻したり、イメージの違う部分だけ探して編集するのは面倒です。
同様の作業をされる方は以下の順番で行うのがよさそうです。私は人柱になってしまいましたが、これから試される方は事前準備なさってから行うのがおすすめです。
移行手順
- サイボウズLive上でこれは移さなくていいな、という過去のスケジュールがあったら予め消してしまう。消すものが少なければ２のあとにCSV上で消すのでもいいと思います。
- サイボウズLiveから、必要な期間分のCSVを出力し、全期間分つなげる
- タイトル列を先頭に持って来てSubject列にする
- メモ列をDescription列の位置に持ってくる
- 設備列をLocation列の位置に持ってくる
- 念のため、ひととりさらっと眺めて、移さなくて良さそうな予定がないか確認する
- googleカレンダーにログイン（googleアカウントの無い人は先に作ります）
- カレンダーの歯車アイコン→設定→インポート／エクスポート と遷移する
- 画面内のインポートメニューから パソコンからファイルを選択 であらかじめ作っておいたファイルを選択し、アップロードする
- 取り込まれた結果を確認
これで、今後のスケジュール変更はgoogleカレンダー上で行うようにすればOKです。仕事の予定が同期されなくなったので、2重で入力の必要があり、これが面倒になりました。
